www.syntellect.ru

Syntellect Tessa - новый взгляд на СЭД
Abbyy Corporate Projects Certified Partner
Клиенты Syntellect
facebook ВКонтакте LinkedIn YouTube Channel

 

 

 

Рейтинг@Mail.ru
Rambler's Top100
 
 

Описание типового решения по автоматизации документооборота на платформе Syntellect Tessa 

 

Общая информация

Регистрация документов

Резолюции (поручения)

Универсальный процесс согласования

Отчеты и уведомления

Средства настройки и администрирования типового решения

 

Общая информация

Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе Syntellect Tessa.

Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

  • Электронная канцелярия (регистрация документов)
  • Работа с поручениями (назначение и контроль исполнения)
  • Универсальный процесс согласования документов с графической визуализацией

В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты.

Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования.

Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов:

  • Регистрация входящих документов

 В системе настроена базовая карточка входящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр входящей документации.

 Пример карточки входящего документа:

Реестр входящих:

 

  •  Регистрация исходящих документов

В системе настроена базовая карточка исходящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр исходящей документации.

Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом.

Пример карточки исходящего документа:

 Реестр исходящих:

 

  •  Регистрация внутренних документов

В системе настроена базовая карточка внутреннего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр внутренней документации.

  • Регистрация договоров

В системе настроена базовая карточка договора со сквозной нумерацией, представление и реестр договоров.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов.

Ниже приведен пример:

  • Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров

 Пример вызова диалога поиска для входящих документов:

 Результат поиска всегда содержит подсказку по критериям поиска:

 Дополнительные атрибуты поиска могут быть легко настроены с помощью средств администрирования Syntellect Tessa.

Резолюции (поручения)

В части управления поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности:

  • Создание резолюции по любому виду документа

В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько резолюций (поручений).

Резолюция содержит следующие параметры:

  1. Исполнитель (сотрудник/роль)
  2. Срок выполнения
  3. Текст резолюции

 

  •  Создание дочерних резолюций из родительской резолюции
Исполнитель резолюции имеет возможность создать одну или несколько дочерних резолюций. Количество уровней резолюций не ограничивается
  • Возможность отзыва дочерних резолюций при завершении родительской (возможность управляется настройкой). 
При завершении резолюции все незавершенные дочерние резолюции могут быть автоматически отозваны.
  •  Просмотр иерархии резолюций в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)
  •  

    • Уведомление о назначении резолюции приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с резолюцией можно попасть по ссылке из письма.

    Ниже приведен пример карточки входящего документа с назначенной резолюцией:

    Универсальный процесс согласования

    В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса.

    Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:

    • Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов согласования

    Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.

    Ниже приведен пример настройки смешанного маршрута согласования договора:

    • Параллельные и последовательные этапы согласования

    Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно.

    • Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки:

    o    Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку по завершении этапа. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору вне зависимости от того был ли согласован документ на данном этапе или нет.

    o    Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на последовательном этапе. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только один из последовательно согласующих сотрудников вынесет отрицательное решение по согласованию документа.

    o    Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на параллельном этапе (после завершения этапа). При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только этап параллельного согласования будет завершен, при условии, что хотя бы один из параллельно согласующих сотрудников вынес отрицательное решение по согласованию документа.

    o    Выдавать права согласующим на редактирование файлов – в процессе согласования сотрудники могут вносить правки в приложенные файлы.

    o    Выдавать права согласующим на редактирование карточки – в процессе согласования сотрудники могут редактировать поля карточки.

    • Согласующие имеют возможность согласовать\не согласовать документ с указанием комментария

    Ниже приведен пример несогласования документа с комментарием:

    • Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.
    • Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений. Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

     

    •  Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами:

     Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов): 

    • Автоматическое объединение правок в MS Word

     

    •  Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника

    В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников.

    Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.

    • Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий

     При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.

    • Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке
    • Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.
    • Возможность редактирования маршрута во время работы согласования

    По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

    • Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников

    С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.

    • Возможность возврата на редактирование на этапе согласования
    • Возможность отзыва документа в проект

    Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.

    • Возможность отмены документа

    На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»

    • Возможность запуска согласования после отмены

     Отмененный документ можно снова запустить на согласование

    • Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования – с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)
    • Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке

     В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа – история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.

    • Краткая история согласования для печати.

    В любой момент есть возможность сформировать сокращенную форму истории согласования документа для вывода на печать. Сокращенная форма содержит только данные последнего цикла согласования.

    •  Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса согласования в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов).

    Универсальный процесс согласования в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков. При наведении курсора мыши на блок появляется подсказка с дополнительными комментариями о статусе исполнения данного блока.

    Пример визуализации процесса приведен ниже:

    Отчеты и уведомления

    • Просмотр истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

    Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.

    История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

    • Почтовые уведомления при отправке любых заданий,  запросе комментария, ответе на запрос комментария

    •  Представление «Мои задания» - реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности

     Доступны следующие критерии просмотра представления:

    o   По сроку

    o    По типу документа

    o    По типу задания

    o    По роли

    o    По замещению

    o    По подразделению автора

    o    По состоянию

    Пример реестра «Мои задания»:

    Пример раскрытия представления «Мои задания» по критериям срок > состояние >тип задания:

    • Представление «Задания от меня» с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности

     Доступны следующие критерии просмотра представления:

    o    По сроку

    o    По типу документа

    o    По типу задания

    o    По состоянию задания

    Пример реестра «Задания от меня»:

    Пример раскрытия по цепочке «По сроку задания» > «По типу задания»:

     ·         Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями:

    o    Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по подразделениям

    o    Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам

    o    Показывает степень просроченности

    o    При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам

    o    При выборе сотрудника показывает список его заданий

    o    Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам:

    §  По набору диапазонов дат

    §  По набору типов документов

    §  По набору типов заданий

    §  По ролям

    §  По подразделениям

    §  По сотрудникам

    o    Учитывает замещение

    o    Позволяет управлять возможностью просмотра отчета

     Пример отчета по текущим заданиям:

     ·         Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями:

    o    Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по подразделениям

    o    Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам

    o    Показывает степень опоздания выполнения

    o    При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам

    o    При выборе сотрудника показывает список его заданий

    o    Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам:

    §  По набору диапазонов дат

    §  По набору типов документов

    §  По набору типов заданий

    §  По ролям

    §  По подразделениям

    §  По сотрудникам

    o    Учитывает замещение

    o    Позволяет управлять возможностью просмотра отчета

     Пример отчета по завершенным заданиям:

    Средства настройки и администрирования типового решения

    Для большей гибкости, а также с целью удобства и простоты управления элементами типового решения в состав решения были включены несколько системных карточек с настройками:

    • Карточка настроек типа документа

    Данная настройка определяет правила нумерации документа, возможность использования универсального процесса согласования с этим типом документа, а также возможность ручной регистрации документов данного типа. 

    Пример карточки настройки типа документа:

    •  Настройка доступа по ролям\контекстным ролям на различные операции с карточкой, связанной с процессом согласования.

    В решении присутствует служебная карточка настроек доступа, с помощью которой можно определить параметры доступа к данным и операциям с карточкой согласуемого документа.

    Доступ определяется для любых ролей, в т.ч. контекстных. Доступ разделяется для данных карточки, файлов и маршрута.

    Доступ может быть разный для разных этапов согласования, а также для утвержденной карточки.

    Пример карточки настройки доступа:

    •  Настройка доступа на просмотр отчетов.

    В типовом решении настроена специальная служебная карточка, которая определяет соответствие ролей смотрящих и предоставляющих для просмотра отчеты.

    Ниже приведен пример карточки настройки прав на просмотр отчетов: 

     

     

 

 

 

 

ООО "СИНТЕЛЛЕКТ"
Москва, ул. Вельяминовская, 34
Тел./факс:(495) 366-8777
info@syntellect.ru
c 2006 Синтеллект. Все права защищены.