TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это готовый модуль с уже настроенной конфигурацией объектов, справочников и программных расширений, который позволяет быстро автоматизировать все базовые задачи, связанные с организацией делопроизводства в компаниях различных масштабов и направлений деятельности.
Быстрый старт с готовым решением
Модуль содержит все необходимое для быстрого старта, легко адаптируясь под особенности ведения делопроизводства конкретного бизнеса благодаря дополнительным конструкторам и техническим возможностям. TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО можно использовать как самостоятельный продукт, так и в качестве основы для последующего развития единой цифровой платформы по управлению документами и бизнес-процессами.
- Делопроизводство по умолчанию включено в базовую поставку платформы TESSA
- В комплекте поставки решения прилагается инструкция с подробным описанием всех возможностей и настроек для самостоятельной адаптации
Как использовать?
Для применения TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО доступно множество сценариев.
Основные функциональные блоки:
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Организационно-распорядительные документы
- Внутренние и универсальные документы
- Доверенности
- Поручения
Ниже приведены возможности и сценарии работы данных функциональных блоков, которые можно запустить в работу сразу после установки:
1. Входящие документы:
- Автоматическое создание карточки входящего документа с заполнением реквизитов из письма, полученного по e-mail
- Создание карточек входящих документов с применением поточного сканера
- Проверка на наличие дублей входящей корреспонденции при регистрации
- Постановка регистрационного штампа на документ
- Смена состояний в зависимости от наличия активных заданий
- Процессы регистрации, отправки на рассмотрение, исполнение и ознакомление с входящим документом
- Отслеживание сроков исполнения/ответа
2. Исходящие документы:
- Создание карточки исходящего документа на основании входящего документа
- Добавление адресатов по спискам рассылки
- Гибкие возможности построения маршрутов включающие: согласование, подписание, регистрацию и отправку исходящего документа
- Автоматическая регистрация в виде администраторской настройки
- Шаблон файла для исходящего письма.
- Конвертация в PDF, возможность установки регистрационного штампа на документ
- Возможность отправки исходящего документа по e-mail
3. Внутренние документы:
- Согласование, подписание, регистрация и исполнение служебной записки
- Создание служебной записки на основании входящего или исходящего документа
4. ОРД:
- Согласование карточек Приказа и Распоряжения; подписание, регистрация и исполнение приказов и распоряжений
- Шаблон файла бланка Распоряжения и Приказа
- Связь с документом, отменяющим\заменяющим Приказ или Распоряжение
- Возможность отправки приказа по заранее составленному списку рассылки
5. Доверенность:
- Согласование карточки Доверенность
- Возможность отзыва и аннулирования доверенности
6. Универсальная карточка «Документ для согласования», на основании которой можно оперативно настраивать свои типы и категории документов, дополнить маршрут или доработать реквизитный состав карточки
7. Общая функциональность для всех блоков:
- Автоматическое открытие файла в области предпросмотра при открытии карточки документа или ссылки
- Возможность деления типов документов на дополнительные категории документов
- Массовые операции с файлами: загрузка файлов из представления без открытия карточек (из настраиваемых категорий файлов)
- Массовые операции с заданиями: постановка и завершение задач из представления без открытия карточек
Все, что нужно в ежедневной работе с электронными документами
Благодаря модулю TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО можно быстро найти необходимый в работе документ, гибко разграничить права доступа в зависимости от разных условий и оптимизировать множество рутинных процессов в компании.
Регистрация документов:
- Настраивайте готовые шаблоны всех основных видов документов
- Система автоматически проставит нумерацию на основе заданных параметров
- Настраивайте любые связи между карточками
- Создавайте документ, используя поля любой карточки, и сохраняйте свой шаблон
Проверяйте дубли при регистрации документа:
- Доступна функция авторегистрации для всех типов документов
- Конвертируйте документ в PDFи проставляйте штамп регистрации на документ в один клик, не выходя из системы
- Получайте уведомления по отправке письма о регистрации входящего документа на электронную почту
- Модифицируйте и создавайте атрибутивный состав
Хранение и поиск документов:
- Доступны настроенные реестры для всех видов документов
- Быстро ищите любой документ с помощью атрибутивного и полнотекстового поиска
- Категорируйте файлы, приложенные к карточкам
Универсальный процесс согласования документов:
- Создавайте параллельное и последовательное согласование
- Используйте настроенные шаблоны маршрутов и ручное определение
- Самостоятельно добавляйте согласующих в маршрут согласования
- Вносите корректировки в документ в режиме «онлайн»
- Настраивайте конструктор маршрутов без программирования по концепции low-code
- Автоматически отменяйте приказ при регистрации другого приказа
Подписание документов:
- Поддерживает все виды ЭП, в том числе CAdES-T — подпись с меткой доверенного времени
Уведомления:
- Доступна возможность настройки подписки и отписки на уведомления, как по конкретной карточке документа, так и глобально в системе с учетом любых условий (например, по контрагенту, по сумме договора, по виду документа и т.п.)
- Конструктор уведомлений
Контроль исполнения:
- Создавайте инициативные поручения, а также поручения по входящим документам
- Контролируйте отчеты исполнителей
- Управляйте запросами на смену срока исполнения и исполнителя поручения
Дополнительные возможности:
- Возможность работы с любых мобильных устройств без ограничений по функциональности
- Расширенный механизм замещений: временный или постоянный заместитель, замещение по ролям, видам документов, наследование замещений
- Возможность создавать свои шаблоны документов и карточек
- Обсуждайте документы с коллегами при наличии лицензии на модуль «Форумы и обсуждения»
- Массовые операции с файлами и заданиями из представления без открытия карточек
- Множественные календари: возможность настройки индивидуального графика работы как для подразделения/департамента/филиала, так и для конкретного сотрудника или функциональной роли, в том числе с поддержкой временных зон
- Документ можно открыть и посмотреть прямо в системе с помощью функции предварительного просмотра
Справочники:
- Готовые настройки для синхронизации справочников
Интерфейс
В TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО приятно работать. Вы можете менять цветовые темы и фон рабочего стола, настраивая систему под индивидуальные предпочтения. Все действия интуитивно понятны, и позволяют подключать новых сотрудников без длительного обучения.
Закажите бесплатную демоверсию для вашей компании