TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это готовый модуль с уже настроенной конфигурацией объектов, справочников и программных расширений, который позволяет быстро автоматизировать все базовые задачи, связанные с организацией делопроизводства в компаниях различных масштабов и направлений деятельности.

Быстрый старт с готовым решением

Модуль содержит все необходимое для быстрого старта, легко адаптируясь под особенности ведения делопроизводства конкретного бизнеса благодаря дополнительным конструкторам и техническим возможностям. TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО можно использовать как самостоятельный продукт, так и в качестве основы для последующего развития единой цифровой платформы по управлению документами и бизнес-процессами.

Делопроизводство по умолчанию включено в базовую поставку платформы TESSA
В комплекте поставки решения прилагается инструкция с подробным описанием всех возможностей и настроек для самостоятельной адаптации

Как использовать?

Для применения TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО доступно множество сценариев.

Основные функциональные блоки:

Входящие документы
Исходящие документы
Организационно-распорядительные документы
Внутренние и универсальные документы
Доверенности
Поручения

Ниже приведены возможности и сценарии работы данных функциональных блоков, которые можно запустить в работу сразу после установки:

1. Входящие документы:

Автоматическое создание карточки входящего документа с заполнением реквизитов из письма, полученного по e-mail
Создание карточек входящих документов с применением поточного сканера
Проверка на наличие дублей входящей корреспонденции при регистрации
Постановка регистрационного штампа на документ
Смена состояний в зависимости от наличия активных заданий
Процессы регистрации, отправки на рассмотрение, исполнение и ознакомление с входящим документом
Отслеживание сроков исполнения/ответа

2. Исходящие документы:

Создание карточки исходящего документа на основании входящего документа
Добавление адресатов по спискам рассылки
Гибкие возможности построения маршрутов включающие: согласование, подписание, регистрацию и отправку исходящего документа
Автоматическая регистрация в виде администраторской настройки
Шаблон файла для исходящего письма.
Конвертация в PDF, возможность установки регистрационного штампа на документ
Возможность отправки исходящего документа по e-mail

3. Внутренние документы:

Согласование, подписание, регистрация и исполнение служебной записки
Создание служебной записки на основании входящего или исходящего документа

4. ОРД:

Согласование карточек Приказа и Распоряжения; подписание, регистрация и исполнение приказов и распоряжений
Шаблон файла бланка Распоряжения и Приказа
Связь с документом, отменяющим\заменяющим Приказ или Распоряжение
Возможность отправки приказа по заранее составленному списку рассылки

5. Доверенность:

Согласование карточки Доверенность
Возможность отзыва и аннулирования доверенности

6. Универсальная карточка «Документ для согласования», на основании которой можно оперативно настраивать свои типы и категории документов, дополнить маршрут или доработать реквизитный состав карточки

7. Общая функциональность для всех блоков:

Автоматическое открытие файла в области предпросмотра при открытии карточки документа или ссылки
Возможность деления типов документов на дополнительные категории документов
Массовые операции с файлами: загрузка файлов из представления без открытия карточек (из настраиваемых категорий файлов)
Массовые операции с заданиями: постановка и завершение задач из представления без открытия карточек

Все, что нужно в ежедневной работе с электронными документами

Благодаря модулю TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО можно быстро найти необходимый в работе документ, гибко разграничить права доступа в зависимости от разных условий и оптимизировать множество рутинных процессов в компании.

Регистрация документов:

Настраивайте готовые шаблоны всех основных видов документов
Система автоматически проставит нумерацию на основе заданных параметров
Настраивайте любые связи между карточками
Создавайте документ, используя поля любой карточки, и сохраняйте свой шаблон

Проверяйте дубли при регистрации документа:

Доступна функция авторегистрации для всех типов документов
Конвертируйте документ в PDFи проставляйте штамп регистрации на документ в один клик, не выходя из системы
Получайте уведомления по отправке письма о регистрации входящего документа на электронную почту
Модифицируйте и создавайте атрибутивный состав

Хранение и поиск документов:

Доступны настроенные реестры для всех видов документов
Быстро ищите любой документ с помощью атрибутивного и полнотекстового поиска
Категорируйте файлы, приложенные к карточкам

Универсальный процесс согласования документов:

Создавайте параллельное и последовательное согласование
Используйте настроенные шаблоны маршрутов и ручное определение
Самостоятельно добавляйте согласующих в маршрут согласования
Вносите корректировки в документ в режиме «онлайн»
Настраивайте конструктор маршрутов без программирования по концепции low-code
Автоматически отменяйте приказ при регистрации другого приказа

Подписание документов:

Поддерживает все виды ЭП, в том числе CAdES-T — подпись с меткой доверенного времени

Уведомления:

Доступна возможность настройки подписки и отписки на уведомления, как по конкретной карточке документа, так и глобально в системе с учетом любых условий (например, по контрагенту, по сумме договора, по виду документа и т.п.)
Конструктор уведомлений

Контроль исполнения:

Создавайте инициативные поручения, а также поручения по входящим документам
Контролируйте отчеты исполнителей
Управляйте запросами на смену срока исполнения и исполнителя поручения

Дополнительные возможности:

Возможность работы с любых мобильных устройств без ограничений по функциональности
Расширенный механизм замещений: временный или постоянный заместитель, замещение по ролям, видам документов, наследование замещений
Возможность создавать свои шаблоны документов и карточек
Обсуждайте документы с коллегами при наличии лицензии на модуль «Форумы и обсуждения»
Массовые операции с файлами и заданиями из представления без открытия карточек
Множественные календари: возможность настройки индивидуального графика работы как для подразделения/департамента/филиала, так и для конкретного сотрудника или функциональной роли, в том числе с поддержкой временных зон
Документ можно открыть и посмотреть прямо в системе с помощью функции предварительного просмотра

Справочники:

Готовые настройки для синхронизации справочников

Интерфейс

В TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО приятно работать. Вы можете менять цветовые темы и фон рабочего стола, настраивая систему под индивидуальные предпочтения. Все действия интуитивно понятны, и позволяют подключать новых сотрудников без длительного обучения.